收到版权律师函第一天先查5件事

导语

公司网站、产品页、宣传文章或海报里用了图片，突然收到一封版权侵权律师函，对方要求删除、道歉、赔偿，甚至给出一个看起来很高的和解金额。这个时候最常见的误区，是负责人先慌，马上承认侵权，或者直接问“最低多少钱”。这样做有风险。吕箐翎律师处理知识产权和数据合规问题14年，接触过11,000+件咨询和案件线索，判断版权律师函时，第一步不是谈价，而是把权利、使用、授权、赔偿和证据五条线拆清楚。

收到律师函不等于对方所有主张都成立；下架也不等于当然承认侵权。企业第一天要做的是形成一份内部核查表，避免后续谈判、反通知或诉讼时被动。尤其是图片、字体、短视频素材、设计模板这类素材争议，很多问题不是“有没有用”这么简单，而是授权链条、使用范围和赔偿口径有没有被查清。

一、先查对方有没有完整权利链

律师函里通常会写权利人、作品名称、使用页面和赔偿要求。但这些信息需要核验。

企业应要求或核对作品登记证书、原始发表页面、作者身份、授权合同、转授权文件、维权委托书、律师事务所授权材料。图库平台、代理公司、版权公司、律师事务所分别是什么身份，要分清楚。

如果对方只提供一张图片和一个报价，权利链并不当然完整。特别是多次转授权、图库素材、摄影作品、设计素材和历史素材包，要看授权是否连续。权利链不清时，不宜马上进入金额谈判。

二、再查自己到底怎么用了

同一张图片，用在公司官网、产品详情页、招投标文件、广告投放、海报、短视频封面，风险层级不一样。

第一天要固定使用事实：页面链接、发布时间、展示位置、是否商业推广、访问量、是否已下架、是否被搜索引擎收录、是否有二次传播。不要只说“我们用了”，而要说清“用了多久、用在哪、影响范围多大”。

如果已经下架，也要保存下架前页面、后台发布时间、下架记录和替换记录。否则后面双方对使用范围可能各说各话。下架是止损动作，不是证据保存的替代动作。

三、查授权链条和素材来源

很多企业会说，图片是设计师给的，或者是外包公司做网站时放上去的。

这句话只能说明素材来源线索，不能直接成为完整抗辩。要找设计合同、网站建设合同、素材包交付记录、图库订单、授权书、付款记录、发票、聊天记录和邮件。关键要看授权是否覆盖使用主体、使用期限、使用范围、商业用途和网络传播。

如果外包合同没有约定素材授权和侵权追偿，企业可能仍要先应对权利人主张，再根据合同关系向设计方或供应商追偿。因此，内部追责和对外应对要分开处理，不要把“外包给的”当成对权利人的唯一回复。

四、场景一：网站建设外包留下的图片

很多争议发生在网站上线多年以后。企业换过设计公司、运营人员和服务器，没人记得图片从哪里来。

这种场景下，第一天不要只问“谁放的图”。要先保存现有页面，再查网站建设合同、上线验收材料、素材交付清单、后台上传记录、历史页面快照和付款凭证。如果能找到图库账号或下载记录，再核对授权范围。

这类案件的谈判空间，往往取决于企业能不能证明自己不是恶意使用，以及能不能找到合理授权或供应商责任线索。材料越完整，越不容易被一个高报价牵着走。

五、场景二：员工从网上找图做宣传

员工临时从搜索结果、社交平台或同行页面下载图片，用在推文、海报、培训 PPT 或产品页，也很常见。

企业要查员工下载来源、使用场景、传播范围、是否商业宣传、是否仍在展示。内部管理上，还要补禁止使用来源不明素材的规则。否则同类问题会重复发生。

这个场景里，企业还要注意保存内部沟通记录和整改记录。不是为了推卸责任，而是为了说明问题发生原因、使用范围和后续控制措施。

六、赔偿口径不能只看对方报价

《中华人民共和国著作权法》第五十四条规定了实际损失、违法所得、权利使用费参照、法定赔偿、合理开支以及惩罚性赔偿等路径。

对方报价只是谈判立场，不等于法院一定支持。企业要看作品独创性、授权市场价格、使用时间、使用范围、商业影响、下架态度、合理开支票据和是否存在故意情节。

如果对方主张惩罚性赔偿，也要看是否有故意和情节严重的依据，不能只因为律师函写了就默认成立。相反，如果企业确实长期商业使用、没有授权材料、收到提醒后继续使用，风险也不能被低估。

七、和解谈判要带着证据谈

如果核查后发现确有使用风险，和解谈判也不应只围绕“砍价”。

可以先要求对方补充权利链、授权价格、同类授权或判赔依据、合理开支凭证。企业自己也要准备使用事实、下架记录、授权查找结果和整改措施。谈判时可以区分删除替换、停止使用、一次性和解、授权补办、保密条款和互不追责范围。

如果对方证据明显不足、金额明显失衡，企业也可以拒绝不合理主张，要求继续补证，或者准备诉讼应对。关键是所有选择都要建立在材料核查基础上。

八、第一天要保存哪些证据

第一类，对方材料。律师函、邮件、快递记录、附件、权属材料、报价单、沟通记录。

第二类，自己使用事实。页面截图、后台发布时间、访问数据、下架记录、替换记录、投放记录、传播范围。

第三类，授权和来源。图库订单、授权书、设计合同、外包合同、付款记录、发票、聊天记录、素材交付记录。

第四类，内部处理。下架决策、复核记录、供应商追问记录、谈判底稿和后续整改措施。

这些证据不是只为打官司准备，也会影响谈判姿态、内部追责和后续合规整改。

九、行动建议

第一，先固定证据，不要边删边谈。下架可以做，但下架前后都要留记录。

第二，回复时避免直接承认全部侵权事实和赔偿金额。可以表达正在核验、愿意沟通、已采取必要止损措施。

第三，要求对方补充权利链和赔偿依据。尤其是权属、授权、使用范围、合理开支和报价依据。

第四，内部同步查授权和供应商责任。设计公司、图库账号、运营人员、采购合同，都要一起查。

第五，再决定处理路径。可能是下架替换、和解谈判、反通知、拒绝不合理主张，或者准备诉讼应对。

十、结语

版权律师函不是不能谈，也不是必须硬扛。真正重要的是，第一天不要让事实和证据失控。

把权利主体、使用事实、授权链条、赔偿口径和证据保存五件事查清楚，后面的沟通才有底。否则很容易在对方报价和内部慌乱之间被动选择。

以上是一般法律信息，仅供参考，不构成针对具体案件的法律意见，也不替代正式咨询。

关注本号，后续继续拆解图片版权、字体授权、短视频素材和企业宣传合规中的高频问题。