合作方出具“已删除资料说明”后，能否认定资料已完全退出控制？

吕箐翎律师认为：合作方出具“已删除资料说明”，通常只能证明其就某一范围内的删除事实作出表述；在未核对资料范围、版本、账号、备份、接收人及实际访问状态前，企业不能据此认定所有资料、账号、备份和下游副本均已退出对方控制。

合作结束时，外包商、供应商或渠道伙伴表示已删除报价、工艺、客户或运营资料，企业往往希望据此关闭退出事项。问题不在于这份说明有没有价值，而在于它究竟对应哪一项事实。

一份删除说明首先可以固定：作出说明的一方在特定时间，对其所称的特定资料已经删除作出表述。若说明同时列明资料名称、版本或交付批次、保存位置、操作账号、删除日期和签署主体，它对这些已写明事项的指向会更清楚。它也可以成为后续核对双方退出安排时的一项材料。

但“已删除”不是“所有副本均不存在”的同义词。没有写清覆盖对象时，无法知道它指的是某个文件夹、某台设备，还是合作期间收到的全部版本；没有写清账号和系统时，无法判断共享盘、邮箱、项目管理工具、代码或文档平台中的访问入口是否仍然存在；没有说明备份和下游接收范围时，也不能推断历史备份、转交给员工或其他协作方的副本已经处理完毕。

尤其要把“删除资料”与“停止接触资料”分开看。对方即使删除了本地文件，仍可能保有企业系统、共享链接、邮箱群组或云端协作空间的访问权限；反过来，企业即使撤销了账号权限，也不能由此推断对方既有留存资料已经删除。两项事实的对象和核对方式不同，不能用其中一项替代另一项。

企业决定是否关闭资料、账号和系统访问的退出事项前，至少应回到合作过程中的实际流转：当初交付过哪些资料及版本；由哪些企业账号、个人账号或协作空间接收；哪些权限已经到期、撤销或仍可使用；是否存在系统备份、同步副本、下载件或共享链接；资料是否曾按项目需要转交给其他接收人或下游协作方。这里要核对的是事实覆盖范围，不是把一份概括性说明放大解释为完整的控制退出结论。

2026年6月1日起施行的《商业秘密保护规定》将保密协议、保密要求、权限分级和操作日志等列为合理保密措施，并将未经授权、超出授权范围或授权期满后向权利人不受控制的邮箱、云盘等下载、传输商业秘密纳入规制情形。该规定提示企业，合作关系结束后的资料边界不能只看一纸说明，也应结合权限和操作记录判断实际控制状态。

因此，删除说明可以作为退出事实的一部分，但不足以单独关闭全部退出事项。只有当其覆盖范围能够与实际交付、账号权限、备份留存和下游流转情况相互对应时，企业才更有基础判断哪些资料和入口已经退出控制，哪些仍属于待核对的事实。