展会收到知识产权投诉，参展企业应怎样准备证据材料？

吕箐翎律师的判断是：展会现场的口头说明只能传递立场，不能替代展品、权利、来源和比对材料之间的对应关系。 参展企业应在投诉发生前后保留同一版本的证据文件，避免事后只剩一张证书或一段解释。

固定被投诉对象的真实版本

先保存展品实物的多角度照片、型号和铭牌，展台布置、包装、宣传册、海报、演示视频、网页和二维码指向页面，并记录展示时间及后续修改。若同一产品存在多个配置，应标明现场展示的是哪一个版本。

投诉可能针对产品结构、外观、标识、图片、文字或软件界面。只有把投诉对象定位到具体版本和具体内容，才能判断后续需要核查专利、商标还是著作权材料。

权利材料要核对当前边界

收到证书或权利清单后，应核对权利人、权利号或作品、当前状态、保护范围、地域以及投诉主体与权利人之间的关系。权利文件提供重要线索，但不能单独证明展品落入保护范围，也不能直接说明参展企业的使用行为构成侵权。

专利法、商标法和著作权法分别提供不同的权利与行为判断框架。专利应围绕权利要求或外观设计与展品特征对应，商标应核对标识及其使用场景，著作权则需识别具体作品表达、来源和使用方式，不能用一张通用对照表替代分类分析。

供应链材料不等于完整授权

采购合同、订单、发票、付款、物流、设计文件和供应商承诺可以证明交易与来源线索，但是否具有知识产权授权仍需看授权主体、对象、用途、地域、期限和是否允许参展宣传。正规采购本身不当然排除知识产权风险。

若展品由多个供应商提供，应把部件、包装、图片和宣传内容分别对应来源。供应商只对产品本体作保证时，不能自然覆盖参展方另行制作的海报、视频或网页。

现场处置前后都要留痕

保存投诉文件、接收时间、现场沟通参与人、展会方作出的实际处置，以及遮挡、修改、暂停演示或撤展前后的状态。口头沟通应及时形成内部记录，但不要把未经确认的对方表述写成确定事实。

展会受理投诉、要求遮挡或撤展，只能证明发生了相应现场处置，不等于司法机关已对侵权作出认定。企业也不应承诺一定维持展出、撤回投诉或赢得后续争议。

形成对象化证据文件

吕箐翎律师建议按每个被投诉对象建立一页索引：展品或宣传版本、投诉所称权利、当前权利材料、供应和授权路径、分类比对要点、现场状态、已采取动作和待补事实。这样可以让现场回应与后续法律核查使用同一套材料。

若权利状态、授权范围或展品版本仍不清楚，应先保存现场状态并缩小展示风险，而不是用一份口头说明覆盖缺口。具体展会文件和个案事实仍需另行核验，证据文件的作用是让判断有对象，而不是提前给出结果。